Vernieuwing Burgerlijke Stand

Wat er verandert voor burgers, gemeenten en ambtenaren.

De burgerlijke stand wordt binnen deze kabinetsperiode vernieuwd. Burgers kunnen straks gemakkelijker aangifte doen van bijvoorbeeld een geboorte of een voorgenomen huwelijk. Ook gemeenten en ambtenaren van de burgerlijke stand krijgen te maken met veranderingen. Hier leest u wat dit voor u betekent.

Voordelen voor de burger

Burgers kunnen gemakkelijker en sneller aangifte doen van geboortes, een voorgenomen huwelijk of registratie van partnerschap.

• Burgers hoeven in principe geen bewijsstukken aan te leveren als zij aangifte doen. Zij kunnen volstaan met het afleggen van een verklaring. De ambtenaar van de burgerlijke stand haalt de benodigde gegevens voor het opstellen van akten zelf bij andere overheidsinstanties en registers, zoals de Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens (GBA). De afstemming tussen burgerlijke stand en GBA wordt hiertoe verbeterd. Zo wordt voorkomen dat burgers gegevens moeten verstrekken die al bij de overheid bekend zijn. Dit sluit aan op het kabinetsstreven om de administratieve lasten voor de burger te verminderen.
• Burgers kunnen via internet aangifte doen. Zij hoeven hiervoor in de meeste gevallen niet meer naar het gemeentehuis. Er wordt onderzocht of ook de erkenning van een kind elektronisch kan worden geregeld.
• Op termijn wordt het mogelijk om via internet uittreksels en afschriften van akten aan te vragen en te ontvangen.

Het blijft voor burgers uiteraard mogelijk om persoonlijk voor de ambtenaar van de burgerlijke stand te verschijnen. Verder kan de ambtenaar van de burgerlijke stand in concrete gevallen besluiten dat het wenselijk of nodig is dat de burger naar het gemeentehuis komt.

Bijzondere gevallen

Burgers hoeven straks in principe niet meer naar het gemeentehuis. Er zijn ook bijzondere gevallen:

• Soms kunnen gegevens niet door de ambtenaar worden gecontroleerd, omdat deze niet bij Nederlandse instanties bekend zijn. Er moet dan een akte uit het buitenland komen.
• Het kan ook gebeuren dat het internationaal privaatrecht moet worden toegepast en dat daarvoor nadere informatie van de betrokken burger vereist is.
• Gegevens die de burger verschaft, komen soms niet geheel overeen met gegevens in de GBA. Ook in dit geval is het nodig om contact op te nemen met de burger.

Voordelen voor professionals

Aangiften van overlijden worden in het algemeen verzorgd door begrafenisondernemers die hiertoe worden gemachtigd door de nabestaanden van de overledene. Het wordt voor hen mogelijk om elektronisch aangifte te doen. Dit leidt tot snellere en efficiëntere behandeling.

Veranderingen voor ambtenaren burgerlijke stand

De elektronische aangifte, opmaak en opslag van akten betekent een grote verandering voor het werk van ambtenaren van de burgerlijke stand. Gegevens krijgen zij voortaan niet meer van de burger als schriftelijke bewijsstukken, maar in de vorm van een verklaring. De ambtenaar haalt zelf gegevens uit de GBA of vraagt deze op bij andere overheidsinstanties, zoals de Immigratie- en Naturalisatiedienst. Uitzonderingen hierop vindt u in de eerste alinea.

Doordat akten van de burgerlijke stand elektronisch worden opgeslagen, kan er direct een zogeheten 'dubbel' worden gestuurd naar de centrale bewaarplaats van de Justitiële Informatiedienst (JustID) in Almelo. De dubbelen hoeven dus niet meer op papier of op cd-rom te worden bewaard om vervolgens per post naar JustID te worden verzonden.

Veranderingen voor gemeenten

Naast eenvoudiger en snellere dienstverlening aan de burger levert de elektronische burgerlijke stand ook efficiencywinst op voor gemeenten. Het opmaken van akten gebeurt al elektronisch. Nu wordt ook de elektronische opslag mogelijk gemaakt. Dit leidt bijvoorbeeld tot besparing omdat er geen papieren archief meer nodig is. Ook wordt er een afname verwacht van het aantal burgers dat zich meldt bij de balie van het gemeentehuis. Het werk van ambtenaren van de burgerlijke stand kan daardoor beter en efficiënter worden gepland en uitgevoerd.

De elektronische opslag van akten moet zo worden vormgegeven dat deze goed aansluit op systemen die al in gebruik zijn bij gemeenten. Dit geldt ook voor het verzenden van de dubbelen. Hiervoor moet tevens een beveiligde verbinding worden gerealiseerd tussen gemeenten en JustID.

Elektronische akten van de burgerlijke stand zijn authentiek en hebben dezelfde sterke bewijskracht als papieren akten. Om deze bewijskracht te waarborgen, worden er nader te bepalen eisen gesteld aan de systemen waarin akten worden opgeslagen.

Er wordt rekening mee gehouden dat gemeenten onderling verschillen qua niveau van digitale dienstverlening. Gemeenten krijgen daarom een bepaalde termijn om de nodige wijzigingen in hun automatisering te realiseren.

Wetswijziging

Om een elektronische burgerlijke stand te realiseren, wordt de wetgeving aangepast. Het gaat hier in het bijzonder om Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek. Bij de wetswijziging wordt onder meer rekening gehouden met twee belangrijke aandachtspunten:

• De inhoud van elektronische akten kan alleen kan worden aangepast door een bevoegde ambtenaar van de burgerlijke stand.
• Bij de elektronische aangifte van burgers is het belangrijk dat de juiste identiteit van de betrokkene kan worden vastgesteld.

Suggesties?

Suggesties uit de praktijk zijn van harte welkom. U kunt op twee manieren reageren. Via het e-mailformulier kunt u ideeën, suggesties, vragen en opmerkingen kenbaar maken aan de stuurgroep. Indien u zich wilt aanmelden voor de pilots rond invoering van de elektronische burgerlijke stand, kunt u dit doen via het e-mailformulier. Als u reageert via het gastenboek kunnen andere geïnteresseerden uw reactie zien en daarop reageren. Zowel de suggesties in e-mails als reacties in het gastenboek worden meegenomen bij het invoeren van de elektronische burgerlijke stand.

bron: www.minjus.nl