Thuiswerken: reiskostenvergoeding vervalt
08.12.2020 | Melissa Meffert
Werkgevers opgelet: per 1 januari 2021 vervalt de regeling onbelast vergoeden reiskosten bij thuiswerken.
De mogelijkheid om reiskostenvergoedingen onbelast aan werknemers uit te betalen, was vanwege de coronacrisis in 2020 tijdelijk verruimd. Deze verruiming komt per 1 januari 2021 te vervallen en zal (financiële) consequenties hebben voor veel werkgevers en werknemers.
Normale regeling
In de normale situatie mag een werkgever een werknemer een vaste onbelaste reiskostenvergoeding betalen van maximaal € 0,19 per kilometer voor reiskosten met een vast en gelijkmatig karakter, bijvoorbeeld voor woon-werkverkeer. Voor een dergelijke onbelaste reiskostenvergoeding gelden wel enkele voorwaarden. Eén van deze voorwaarden betreft de “36-weken of 128-dagen eis” en houdt (kort gezegd) in dat de werknemer 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek moet reizen. Als het reisgedrag van de werknemer op enig moment verandert, in die zin dat hij niet meer aan voornoemde eis voldoet, dan mag de werkgever de vaste onbelaste reiskostenvergoeding nog tot 6 weken na de verandering van het reisgedrag ongewijzigd betalen. Na ommekomst van die 6 weken moet de vergoeding echter worden stopgezet of aangepast aan de nieuwe situatie.
Bijzondere regeling
Sinds de uitbraak van Covid-19 in Nederland dienen werknemers volgens de RIVM-richtlijnen zoveel mogelijk thuis te werken, waardoor het reispatroon van veel werknemers is veranderd en een groot aantal werknemers niet meer aan de 36-weken of 128-dagen-eis voldoet. De Staatssecretaris van Financiën achtte dit echter niet doelmatig en ongewenst. Daarom heeft hij bepaald dat werkgevers een vaste reiskostenvergoeding – ondanks een gewijzigd reispatroon – in 2020 onbelast konden doorbetalen. Voorwaarde daarvoor is wel dat de vaste reiskostenvergoeding al vóór 13 maart 2020 was toegekend. Deze bijzondere regeling bood werkgevers de mogelijkheid om de onbelaste reiskostenvergoeding toch door te betalen, ondanks het feit dat de werknemers (grotendeels) thuiswerkten.
Vanaf 1 januari 2021
Voornoemde bijzondere regeling vervalt per 1 januari 2021, waardoor werknemers vanaf dat moment geen onbelaste reiskostenvergoeding meer mogen ontvangen voor thuiswerkdagen. Alleen de daadwerkelijke reisdagen mogen nog onbelast worden vergoed. Nu het erop lijkt dat we ook in 2021 nog wel enige tijd te maken hebben met Covid-19 en de beperkende maatregelen in dat kader, zullen veel werknemers ook na 1 januari 2021 niet voldoen aan de 36-weken of 128-dagen-eis, waardoor betaling van een onbelaste reiskostenvergoeding niet (zonder meer) mogelijk is.
Advies
Het is voor werkgevers belangrijk om de komende weken alvast het (veranderde) werk- en reispatroon van de werknemers in kaart te brengen en te onderzoeken in hoeverre een onbelaste reiskostenvergoeding nog is toegestaan. In dat kader is het van belang om goed te administreren op welke dagen er thuis wordt gewerkt en op welke dagen op kantoor. Indien er sprake is van veranderingen in de reiskostenvergoeding is het verder zaak hierover tijdig en duidelijk met de betrokken werknemers te communiceren. Indien een onbelaste reiskostenvergoeding immers per 1 januari 2021 niet meer mogelijk is, kan dat behoorlijke financiële consequenties hebben. Het vorenstaande geldt overigens ook voor andere vaste onbelaste onkostenvergoedingen, waar vanwege het thuiswerken op dit moment mogelijk geen werkelijke kosten tegenover staan.
Meer weten?
Wilt u meer weten over de (on-)mogelijkheden van een onbelaste reiskosten- of andere onkostenvergoeding voor uw werknemers per 1 januari 2021, neem dan gerust contact op met Melissa Meffert of één van onze andere arbeidsrechtspecialisten.
Tags: Arbeidsrecht, werknemer , werkgever , corona , reiskosten , onkostenvergoeding